按照档案和公文管理的有关规定，在一些正式的单位工作文件中，需加盖公章。公章由两个部分组成，一是传统意义上的单位公章，二是单位相关负责人的人个办公用章。加盖在正式文件中的个人办公用章是公章的组成部分，要符合公章应有的基本特征。要严肃、清晰、无歧义。
    在档案馆日常工作中，我们发现，各学院加盖在成绩单上的负责人印鉴较为混乱，表现如下：
    一、 行文有歧义
    歧义之一：有的学院相关负责人姓名是两个字，但是在公章上却加上“之印”，这就造成明显的歧义。比如印章上名字为“张三之印”，直观上不能确定此人名为“张三”还是“张三之”，亦或是“张三之印”
    歧义之二：由三个及以上字组成的方形个人印鉴，基本上都是采用竖排版，有的人名字是从左向右读，有的就是从右向左读。
    考虑到不是每个用文件的人都事先知道相关负责人姓字名谁，尤其是当这些资料成为历史文件的时候，更是如此，该类歧义在办公及历史研究方面都会造成严重影响。
    二、 用章不规范
    个人办公用章和银行预留印鉴一样，都应具有稳定性，启用和停用都应谨慎，且不可多章同用。我们发现，有的学院负责人个人印鉴使用较为混乱，同一时间段同一负责人的两种版式印鉴混用，给我们鉴定成绩真伪造成重大影响。
    三、 用章不严肃
    个人办公用章作为公章的组成部分，清晰可辩识应该是其最基本的特征。我们发现，有的学院负责人个人印鉴采用篆书，极具个人特色，基本无法辨识。单位办公文件不同于个人艺术作品，不适用各种艺术类签名。
    四、 无公章预留机制
    在近些年的成绩单办理工作中，每年都有很多学生从学院开来的成绩单需要做真假鉴定，学院负责人印鉴因其不易被仿制的独特性，通常都是档案部门用来鉴定成绩真伪的判定标准之一。
    因各单位归档意识不强和档案收集工作的不到位，各单位公章近年来未给档案馆留存图鉴，作为单位公章重要组成部分的负责人印鉴同样未予留存。这就使得我们的核对工作失去了最简单的比对标准，造成一定的工作困难。
    综上，本人建议学校对个人办公用章的行文格式做出明确规定，对单位负责人和各项事务流程需要用章的个人印鉴建立报备归档体制，加强个人办公印鉴的规范化管理。