为管好用好档案馆收集的各种载体的人物档案，充分发挥档案作用，依据《天津大学档案管理办法》（天大校发〔2011〕15号文件）和《天津大学人物档案管理细则》（津大校发字〔1997〕44号文件）制定本整理规则。

一、整理原则

1. 遵循人物档案形成的客观规律，保持文件材料之间的内在联系，真实反映其工作和学习等活动过程，便于保管和利用。

2. 以人物个体为一个保管全宗（人物全宗，全宗名为人物姓名）进行分类、整理、编目，建立天津大学人物档案库。 

二、归档材料的分类

为便于集中管理，人物档案按下列分类方式进行分类整理，具体标识为：

RW  人物档案类

11  传记类。记述建档对象一生经历的资料。包括：正式或非正式出版的自传、回忆录、获奖历程、纪念文集、悼词；

12  证书、证章类。建档对象在职务与学术活动中获得的荣誉材料。包括：毕业证书、学位证书、奖状、证章、证书、荣誉证书、科研成果获奖证书、聘书、任命书及各类证件；

13  手稿类。非正式出版前的印前文件或电子手稿。包括：著作手稿或手稿著作、专利手稿、期刊论文手稿、讲话稿、日记、工作笔记、讲义等；

14  信函类。各种来往书信。包括打印信件、电子邮件及电报等；

15  著作类。学术或非学术创作成果。包括专著(包括：图书、科学报告、项目报告、年鉴、字词典、教材等)、译著、论文集（包括：论文集、会议文集）、期刊论文、专利说明、图书的前言、序言或后记；

16  报道类。包括报纸、杂志（指非学术期刊）、新闻媒体、网络上的报道和采访。此类资料载体中为音像资料则应在声像类建立参见。

17  声像类。包括：照片、光盘、录音带、唱片、录像带、胶卷、平片、幻灯片等不同介质的音像资料。

18  实物类。建档对象使用过的有保存价值的器物。

19  其他类。其他与建档对象职务与学术活动有价值的相关资料。

三、组卷

1．“件”的划分

“件”是人物档案的基本组成单位，档案形成过程中有密切相关性资料集中在一起，即组成一“件”。

每一卷内的文件材料属于正式出版物或自行成册的，以每册材料为一件，如著作、论文集、日记和讲稿等；

非正式出版物未装订成册的（多页文件），如手稿、文件、来函和复函、请示和批复、信息、简报等需要整理和装订，装订以“件”为单位。

每“件”文件材料的具体排列顺序如下：

正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；复函在前，来函在后。

2． 装盒： 

每个人物全宗内的材料分为上述9个大类，每一大类内的文件材料以“件”为单位，按日期排序后依次装盒；同一材料类别尽量装入同一(或连续的)档案盒，对于材料较少的，可多类同盒。装盒后，按照装盒先后顺序给出每一盒的流水号，即为盒号（案卷号）。盒号设为整数，起始数字为“1”。

四、编制档号

人物档案档号模式为“人物全宗号+实体分类号+盒.件号”。

1. 人物全宗号：由人物类号和人物编号组成。人物类号“RW”，人物编号为人物档案建立的先后顺序进行编号，定义为四位数。如“RW0001”。

2. 实体分类号：实体分类号由四部分组成，为“年度号+二级类号”。年度号为人物档案建立的年度，用 4 位阿拉伯数字标注公元纪年；二级类号采用前面的分类，考虑到人物档案范围的拓展，实体分类号的完整形式为“2017-11”模式。

3. 盒.件号：按装盒规则编制的盒号与件号的统称。盒号即案卷号，件号为盒内文件材料的流水号。

档号格式为“RW0001-2017-11-1.0001”

装盒后，每“件”材料封面的右上角或翻开封面第一页的右上角应加盖档号章，档号章样式：

 五、卷内目录设置

人物档案设置人物实物、人物声像两种目录结构。

1. 人物实物

其涵盖范围，除内容实质为电子档案外的所有实体类人物档案。除人物全宗号、实体分类号、卷件号外，其他字段设置如下：

(1) 人物姓名：征集对象的标准中文名。

  (2) 人物类别：列明该人物的系列归属(两院院士、校领导、博导、知名校友等)

(3) 物品名称：照实填写。应简明概括、准确反映物品的基本内容。

题名不清时，应重新拟写或补充标题并在新拟或补充标题之外加“[ ]”号填写在目录中。

会议记录须重新拟题名时应写明会议时间和主要内容；正文不能反映附文的内容时，也可在正文题名后抄录附件题名，外加“（）”号；

 (4) 物品类型：

①传记类 

②证书、证章类

③手稿类

④信函类

⑤著作类

⑥报道类

⑦声像类

⑧实物类

⑨其他类 

  (5) 实物说明：对实物形状、功能、来源背景等的简单说明。

  (6) 创作者或捐赠者：知识产权背景下为创作者，人文背景下为使用者，前者如字画等，后者如个人物品等。

(7) 创作时间：知识作品的创作和生成时间。

  (8) 数量：若实物由多件构成，但每件没有独立编号的意义，此时需注明该套实物总数。

 (9) 形成性质：注明是来源于职务活动还是非职务活动，此处指的职务活动是指与本校职能相关的活动。

 (10) 捐赠单位(捐赠人)：因为实物档案的原产生地不一定是在学校，需要对实物档案进入学校的重要环节需要进行记录。捐赠单位(捐赠人)是指，在实物的所有权向天津大学转移环节，进行赠与行为的单位或个人。

 (11) 捐赠时间：上述捐赠行为发生的时间，以合同(协议)落款时间为准。

 (12) 移交单位(移交人)：在实物的归档环节，将实物移交给档案馆的校内其他部门(个人)或是校外单位(人员)。

 (13) 移交时间：归档的时间，以交接记录为准。

 (14) 密级：实物档案的涉密级别。

 (15) 参见号：其他与之相关档案的编号。

 (16) 存放地点：实物档案的实际存放位置。

2. 人物声像

涵盖范围，人物档案中的音像类内容。除人物全宗号、实体分类号、卷件号外，其他字段设置如下：

(1) 人物姓名：征集对象的标准中文名。

(2) 人物类别：列明该人物的系列归属(两院院士、校领导、博导、知名校友等)

(3) 题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容。

(4) 载体类别：照片、音频、视频、特殊载体。

(5) 内容类型：见前人物档案分类，此处相同。

  (6) 载体类型： 注明声像档案的存在方式，如：电子，纸质照片，录音带，录像带，幻类片，底片，如有多种的，需一并标注。

  (7) 底片(录音带、录像带、幻灯胶片等)号：源于胶卷拍摄的，注明底片(或其他)号(如底片号采用与照片编写一致的原则，则此处可不注明)。

  (8) 制作者(录音者)：声像的制作者。

  (9) 制作(录音)时间：声像的制作时间。

  (10) 文字说明：关于档案背景事件的简短说明，需求尽量列明时间、地点、人物、事件等几要素，如：“2015年10月2日，天津大学在北洋园校区求实会堂召开建校120周年纪念大会”。

  (11) 相关人物：对于照片，按照标准的描述(如：“第二排左起第5人为***”)，列明照片的相关人物，对于主要人物，如有可能，列出时任职务。对于音频，可按时间节点(如：“5分48秒12”)区分人物，对于视频，可按时间节点的静态图来进行描述。

  (12) 相关地点：声像档案的制作地。

  (13) 相关事件：背景事件的标准名称(如：“天津大学第七次党员代表大会”)。

  (14) 形成性质：注明是来源于职务活动还是非职务活动，此处指的职务活动是指与本校职能相关的活动。

    （15）捐赠单位(捐赠人)：因为声像档案的原产生地不一定是在学校，需要对实物档案进入学校的重要环节需要进行记录。捐赠单位(捐赠人)是指，在实物的所有权向天津大学转移环节，进行向学校赠与行为的单位或个人。

  (16) 捐赠时间：上述捐赠行为发生的时间，以合同(协议)落款时间为准。

  (17) 移交单位(移交人)：在实物的归档环节，将实物移交给档案馆的校内其他部门(个人)或是校外单位(人员)。

  (18) 移交时间：归档的时间，以交接记录为准。

  (19) 密级：档案的涉密级别。

(20) 参见号：其他与之相关档案的编号。

(21) 存放地点：实物档案的实际存放位置。

六、案卷目录及备考表

1. 案卷目录

采用标准文书档案字段。

 (1）案卷题名：题名一般由责任者、内容、名称（文种）组成。可以采取“姓名+材料类别”命名，同类材料组成两卷以上的，在其题名后加流水号。

（2）归档单位：人物姓名。

（3）形成和截止时间：为卷内文件材料形成的最早和最晚日期，为“20160103”格式。

（4）保管期限：按永久保存。

（5）密级：有保密要求的要填写密级。

2．备考表

其填写项目要求如下：

（1）盒内文件情况说明，对归档文件收集齐全程度、文件本身状况（如字迹模糊、缺损）、整理情况（如修改、补充、移出、销毁等），均应加以说明；

（2）整理人：一般由整理人填写；

（3）检查人：一般由负责检查人员填写；

（4）日期：按归档文件整理完毕的日期填写。

七、排架与保管

1.排架：按人物档案的档号顺序排架。

2.保管：

(1) 人物档案一般应专柜保管，入库时必须要履行签字手续。

(2) 对人物档案定期清点，做到账物一致，发现问题及时查对清楚。

(3) 定期检查人物档案的保存情况，及时消除安全隐患，保证档案安全。