- 档案整理细则
天津大学档案馆实物档案整理规则 （试行）
为管好用好档案馆收集的各种载体的实物档案，依据《天津大学档案管理办法》（天大校发〔2011〕15号文件）和《天津大学实物档案管理细则》（津大校发字〔1997〕46号文件）制定本整理规则。
一、整理原则
1. 实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。
2. 以件为立档单位，一件一号。
3. 每件归档实物均应转拍照片进行相应归档管理。
二、分类
1. 分类别
按照《天津大学档案实体分类法》，学校实物档案一级类目用SW表示，根据内容和类型编制6个二级类目，用阿拉伯数字表示，具体标识为：
SW11 奖品
学校在教学、科研、管理和对外服务各项活动（包括文艺、体育各种比赛）中获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、奖励证书（省/市、部级及以上）等。
SW12 印信
机构变更或撤消、合并失效的印章，以及校领导使用过的签名章等。
SW13 字画
中央、省、市各级领导及社会名流等为学校所写的题词和赠送的字画。
SW14礼品
学校在国内外校际交流、学校大型重要活动、校庆等活动获得的赠品、礼物、纪念品。
SW15 仪器设备
具有纪念意义和标志性的报废设备及家具等。
SW16 其它
具有纪念意义和凭证作用的物品，如不同时期的工作证、学生证、毕业证书、校徽以及纪念章，使用过的校牌、匾，实体性科技成果模型、产品样品等。
2. 分年度 将归档实物按归档年度分类。采用公元纪年标识，如“2017”。3. 分期限
归档范围 | 保管期限 | 备 注 |
一、礼品 | ||
1）贵重、典型的礼品 | 永久 | |
2）一般礼品及纪念品 | 长期 | |
二、印信 | 永久 | |
三、字画 | ||
1）中央、省、市各级领导及社会名流为学校所写的题词和赠送的字画。 | 永久 | |
2）其他题字、书画作品 | 长期 | |
四、奖品 | ||
1）国家级科技三大奖项 | 永久 | |
2）各类省（市）部级获奖 | 长期 | |
五、仪器设备 | 长期 | |
六、其它 | 长期 |
4. 分形状 按实物形状分为平面实物与立体实物。
三、编号
1. 实物档案按实物形状与保管期限，按时间顺序进行排列。
2. 实物档案按平面实物、立体实物分别从“1”开始编制流水号。
3. 实物档案应以“件”为单位 按照“一件一号”的原则进行编号，档号模式为“全宗号+实体分类号+卷件号”，例如：“3-SW1111-2017-1.0001”。
（1）全宗号：全宗号与现有全宗相对应，“1”为北洋大学全宗，“2”为河北工学院全宗，“3”为天津大学全宗，“4”为西北工学院全宗。
（2）实体分类号：实体分类号由分类号、保管期限号、年度号三部分组成，格式为“SW1111-2017”。其中，“SW”为一级类号(实物)，三到四位的“11” 为物理分类号，五到六位的“11”为保管期限号( “11”为永久，“12”为长期，“13”为短期)，“2017”为年度号，定义为实物档案归档的年度，以 4 位阿拉伯数字标注公元纪年。
（3）卷（件）号：在实体分类号确定后，同一实体分类号下，每件实物档案按归档时间从头流水编号，成套件采用同一卷号，套内件按件流水编号，其他每件一卷号，件号的格式为“1.0001”。
档案实物上应粘贴归档章（见下图）。 将归档章粘贴在实物右上方，立体实物将归档章粘贴在实物底部。归档章模式：
天津大学档案归档章 | |
档号 | |
四、编目
实物 档案应按分类编号要求，将目录录入计算机。实物档案不设案卷级目录，文件级目录字段除全宗号、实体分类号、卷件号外，还设以下字段：
1． 物理形状：分为平面实物、立体实物两类(是实物档案二级分类依据)。
2． 实物类型
（1）礼品
学校在国内外校际交流、学校大型重要活动、校庆等活动获得的赠品、礼物、纪念品。
（2）印信
机构变更或撤消、合并失效的印章，以及校领导使用过的签名章等。
（3）字画
中央、省、市各级领导及社会名流等为学校所写的题词和赠送的字画。
（4）奖品
学校在教学、科研、管理和对外服务各项活动（包括文艺、体育各种比赛）中获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、奖励证书（省/市、部级及以上）等。
（5）仪器设备
具有纪念意义和标志性的报废设备及家具等。
（6）其它
具有纪念意义和凭证作用的物品，如不同时期的工作证、学生证、毕业证书、校徽以及纪念章，实体性科技成果模型、产品样品等。
3. 实物说明：对实物形状、功能、来源背景等的简单说明。
4. 创作者或使用者：知识产权背景下为创作者，人文背景下为使用者，前者如字画等，后者如个人物品等。
5. 创作时间：知识作品的创作和生成时间。
6．数量：若实物由多件构成，但每件没有独立编号的意义，比如俄罗斯套娃，此时需注明该套实物总数。
7．捐赠单位(捐赠人)：因为实物档案的原产生地不一定是在学校，需要对实物档案进入学校的重要环节需要进行记录。捐赠单位(捐赠人)是指，在实物的所有权向天津大学转移环节，进行赠与行为的单位或个人。
8．捐赠时间：上述捐赠行为发生的时间，以合同(协议)落款时间为准。
9．移交单位(移交人)：在实物的归档环节，将实物移交给档案馆的校内其他部门(个人)或是校外单位(人员)。
10．移交时间：归档的时间，以交接记录为准。
11．来源背景及渠道：具体包括外事礼品、活动礼品、个人捐赠、学校征集、内部生成、荣誉奖励等。
12．存放地点：实物档案的实际存放位置。
13． 密级：实物档案的涉密级别。
14. 保管期限：按实物档案对应的期限填写。
15. 参见号：其他与之相关档案的编号。
五、排架与保管
1 排架：按实物档案档号顺序排架与摆放。
2.保管：
(1)实物档案一般应专柜保管，对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，入库时必须要履行签字手续。
(2)对实物档案应定期清点，做到账物一致，发现问题及时查对清楚。
(3)实物档案应保持整洁，定期除尘，避免褪色，确保实物档案完好无损。