为确保档案安全利用，使之更有效地为学校中心工作服务，现根据《档案法》、《档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》及《天津大学档案管理办法》，制定本细则。

一、档案利用原则

各部门归档的档案仅限于该部门利用，其他部门及个人需要利用此类档案时，需向归档部门提出申请，并由归档部门代为办理。

对于各类与学生相关的教学档案，除奖惩、学籍处理等材料外，其他的档案可对学生本人提供利用。

对于特殊类档案及资料，比如无法合理确定现归属部门的学校早期档案，以及由档案馆自行征集的各类档案及资料等，利用者须提出书面申请，并经馆长批准后方可利用。

对于寄存类档案，应征得寄存者同意后方可利用。利用保密类档案的，还应经保密部门审核和负责人批准。

纪检、审计、组织部门需要利用其他部门的档案时，须由利用部门提出申请，经馆长同意后可由申请部门人员办理。

公安、司法等部门需要查阅我校有关学生的档案时，需到学校保卫处说明情况，履行手续，由保卫处人员代为办理。

二、档案利用流程

以单位名义利用档案的，利用者需出示本人工作证件，并提交单位介绍信，介绍信上需加盖单位公章并由单位负责人签字。以个人名义利用档案的，利用者需出示个人身份证件。委托他人利用档案的，被委托人需出示个人身份证(护照)，并提交委托人身份证(护照)的复印件。对于当事人已经去世的，办理人需同时提供亲属关系证明等相关材料。

本馆提供利用档案的方式有：查阅、摘录、复制(复印、拍照、扫描、电子文件)。凡利用馆藏档案，均应按照本馆规定办理相应利用手续，填写《档案利用登记表》。

档案实体原则上不外借，如因工作需要确需借出档案的，须经馆长批准，并办理借档登记手续。借出档案应抓紧利用，原则上一周内归还，借出者必须对档案的安全、完整和保密负责。出借人要负责催还，归还时要认真清点，确认无误后进行登记及销账。

在借、阅过程中，利用者不得有拆卷、圈画、涂改、污损及其他可能损毁档案的行为。

三、学历证明及成绩翻译

本着竭诚为同学服务的原则，在库存档案信息支持的情况下，档案馆为有需要的同学提供成绩单及证书的翻译，并对外提供此类认证服务。

用人单位、认证机构等校外部门需要对我校学生的学历、成绩等信息进行认证的，须提供单位介绍信(加盖单位公章并有负责人签字)，同时提供需验证的文件材料。

若相关材料未归档，或归档信息不完整，不足以提供充分证据支持的，则档案馆不提供翻译及认证服务。请利用者按办学类型与研究生、本科生、国际教育、职业教育、成人教育、网络教育等主管部门联系办理。

四、特殊注意事项

对于音像、著作等涉及知识产权、肖像权等有关特殊权属的档案，利用者需得遵守国家的有关法律法规的规定，不得有侵权行为。

对于各类非个人类档案及资料，任何个人不得擅自予以公布。如利用行为涉及出版、公开档案内容，须经归档单位或档案馆报校领导同意、签字后方可进行，利用者须与学校有关部门签订档案利用协议。